I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

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Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist die:

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AV-Medien Service GmbH

Neumann-Reichardt-Straße 27-33 | Haus 20

22041 Hamburg

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II. Welche Daten von Dir werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

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Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Das sind primär Kontaktdaten, Daten zu Deinen Qualifikationen, Arbeitszeiten und alle Informationen, die für die Ermittlung und Abrechnung Deines Gehalts und im Zusammenhang mit gesetzlichen Abgaben und Steuern (z.B. Sozialversicherungsbeiträge) erforderlich sind.

 

Hinzu kommen ggf. auch Daten aus dem Bereich der Arbeitssicherheit, dem betrieblichen Eingliederungsmanagement und Daten über arbeitsvertragliche Pflichtverletzungen, die geahndet wurden („Abmahnungen“).

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Ferner kommen auch noch Informationen über Deine Arbeitsergebnisse sowie deren Bewertung hinzu, die z.B. für die Erstellung von Beurteilungen benötigt werden.

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Solltest Du eine von uns angebotene betriebliche Altersversorgung nutzen, werden auch in diesem Bereich Daten verarbeitet und im Rahmen der Erforderlichkeit ggf. an die Versicherer weitergegeben.

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Unabhängig davon kann es immer Konstellationen geben, in denen wir personenbezogenen Daten von Dir verarbeiten, die hier nicht bzw. deren Zwecke hier nicht genannt sind. Wir werden in diesen Fällen dann – bezogen auf den jeweiligen Anlass – gesonderte Informationen zum Datenschutz für Dich bereithalten, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

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III. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

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Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Deiner Beschäftigtendaten ist zunächst die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO ist die Verarbeitung der Daten zulässig, wenn dies zur Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

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Wir können zudem zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten gesetzlich verpflichtet sein. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

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Schließlich kann eine Datenverarbeitung auch auf Basis einer sog. Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. In diesen Fällen wird das Interesse im Zusammenhang mit der jeweiligen Verarbeitung gesondert mitgeteilt.

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IV. Datenspeicherung

 

Grundsätzlich werden personenbezogene Daten von Beschäftigten für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert. Sonderregelungen kann es in einzelnen Bereichen geben. So werden z.B. Abmahnungen in Personalakten ggf. kürzer gespeichert.

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Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, sind diese von uns zu berücksichtigen. So gibt es insbesondere gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Lohnsteuerdaten, Daten zu Überstunden und weitere bereichsspezifische Regelungen.

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Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, können personenbezogene Daten gelöscht werden, wenn deren weitere Verarbeitung für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses nicht mehr erforderlich sind.

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Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden Daten bis zur Verjährung etwaiger Schadensersatzansprüche jeder Partei gespeichert. Eine längere Speicherung kommt zudem in Betracht, wenn dies auch im Interesse von Dir ist oder Du eine Einwilligung erteilt hast.

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Sollten Du z.B. nicht wollen, dass wir personenbezogene Daten von Dir nach dem Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten weiter speichern, dann teile uns das gerne beim Ausscheiden aus unserem Unternehmen mit. Bitte beachte, dass wir Dir in dem Fall später nicht behilflich sein können, wenn Du gegenüber der Rentenversicherung Sozialversicherungszeiträume nachweisen willst.

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Wir werden generell zum Ende eines Jahres prüfen, ob und in welchem Umfang Daten von Beschäftigten wegen eines Wegfalls der Erforderlichkeit gelöscht werden können.

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V. An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

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Innerhalb des Unternehmens kommt eine Weitergabe Deiner personenbezogenen Daten in Betracht, wenn z.B. im Zusammenhang mit einem Stellenwechsel eine Prüfung der Eignung und Qualifikation erforderlich wird. Oder falls Dir im Unternehmen eine andere oder zusätzlich Aufgabe übertragen wird oder werden soll.

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Eine Weitergabe von Daten erfolgt zudem an Sozialversicherungsträger, Finanzverwaltung und ggf. weitere Stellen, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Auch kann eine Weitergabe an Steuerberater und Wirtschaftsprüfer erfolgen.

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VI. Datenverarbeitung

Die Daten werden grundsätzlich auf dedizierten IT-Systemen in unseren Räumlichkeiten verarbeitet. Auf diese IT-Systeme haben neben Administratoren nur Mitglieder der Personalabteilung und der Unternehmensleitung Zugriff.

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VII. Deine Rechte

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Du hast das Recht auf Auskunft über die von uns zu Deiner Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Ferner hast Du ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Dir dies gesetzlich zusteht.

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Du hast ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

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VIII. Beschwerderecht

Du hast das Recht, Dich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

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Stand 2022